公司簡介
惠生清潔能源科技集團有限公司成立于2004年11月，隸屬于惠生集團，是集團另一大業(yè)務板塊，是領先的清潔能源技術與解決方案服務商，致力于為能源行業(yè)提供高效集成的EPCIC解決方案，包括浮式液化天然氣設施、陸上標準模塊化LNG工廠、浮式風電及其他清潔能源解決方案?；诔晒Φ捻椖拷桓队涗洠?jīng)驗豐富的惠生清潔能源團隊應用其專業(yè)能力并依托兩個世界級建造基地，為客戶提供符合最高國際質量和安全標準的建造服務。
項目背景
1.檔案形成部門不重視。職能部門未明確兼職檔案員職責及對部門檔案與資料范圍的界定，致使檔案的收集不完整并對已形成的檔案文件管理不規(guī)范；
2.銜接工作交接不合規(guī)。部門人員、專職檔案員崗位流動促使管理工作交接空白，留存檔案臺賬記錄缺失；
3.檔案管理缺乏信息化發(fā)展。檔案管理工作沒有相應的信息化技術運用，仍使用落后的表格管檔、網(wǎng)盤存儲的方法，容易造成檔案數(shù)據(jù)的偏差及丟失；
4.檔案硬件設施投入力度不足。清潔能源未配置獨立檔案庫房，因此，清潔能源職能部門及項目紙質檔案未達到集中保管，對檔案的完整性和保密性存在管理風險；
5.項目檔案存放于南通基地，上海本部查詢檔案信息只能前往基地，耗費人力物力，一方面加大了檔案利用的成本，另一方面無法實現(xiàn)上海、南通、舟山信息資源共享的需求。
隨著清潔能源業(yè)務規(guī)模的不斷擴大以及EPC轉型的實際需要，根據(jù)惠生清潔能源現(xiàn)有的組織架構、一體化管控、戰(zhàn)略管控模式，及檔案信息化背景的帶動下，惠生清潔能源及下屬基地對檔案管理工作越來越重視，已經(jīng)越來越深刻的認識到，利用新的理念、新的技術、新的方法來提升辦公效率的重要性，借助信息化的工具實現(xiàn)對檔案收集、整理、編目、利用等全過程管理，來簡化傳統(tǒng)的檔案管理工作，改進傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足之處，提高檔案工作的質量水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享利用，更好地體現(xiàn)檔案管理工作的價值。在此業(yè)務現(xiàn)狀及背景下，惠生清潔能源及基地對檔案管理工作提出了以下需求：
●實現(xiàn)清潔能源職能部門及建設項目各類文件材料的歸檔管理，主要包括以下類別：管理類檔案、合同檔案、體系文件、項目檔案、設計檔案、基建檔案、聲像檔案、實物檔案。
●實現(xiàn)紙質檔案的電子化、集中化、規(guī)范化管理；
●實現(xiàn)公司建設項目檔案的集中管理；
●實現(xiàn)清潔能源及基地檔案信息資源共享、查詢、利用管理等。
項目目標
本項目的主要目標是在“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則上，立足全面的、標準性的、先進性的、安全性的、可定制擴展的和易用性的六大點基礎之上，建設惠生清潔能源檔案管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)清潔能源及基地文檔管理、實體檔案管理、電子檔案管理等。本期檔案管理系統(tǒng)平臺建設的主要目標如下：
●實現(xiàn)各類型檔案的集中管理
●實現(xiàn)電子文件的規(guī)范化管理
●實現(xiàn)紙質檔案的電子化管理
●實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互和信息共享
●實現(xiàn)不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)歸檔
●實現(xiàn)不同系統(tǒng)間的任務待辦提醒及歸檔任務發(fā)布
●電子化檔案長期保存
●無紙化辦公、節(jié)省辦公成本
●檔案系統(tǒng)與項目文控系統(tǒng)、集團OA、云盤系統(tǒng)接口
從而達到提高辦公效率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，方便檔案的管理和利用，確保檔案數(shù)據(jù)的持久性，以滿足檔案的查閱要求，以保證檔案數(shù)據(jù)的真實、長期、數(shù)據(jù)安全有效。